En juin 2005, un premier vade-mecum sur la gestion des abonnements papier avait permis de faire le point sur les caractéristiques et les tendances de la gestion des abonnements traditionnels (voir Bases n°217).

A la suite de cela, les éditeurs, les clients et leurs intermédiaires se sont intéressés à la problématique nouvelle des abonnements électroniques.

En effet, la naissance des éditions électroniques a créé la nécessité d’inventer de nouvelles solutions d’abonnement.

Confronté à l’évolution des usages et des besoins, les éditeurs ont proposé différentes solutions en fonction des caractéristiques de leur lectorat et de leurs publications, mais également en fonction de choix politiques et stratégiques concernant la place de l’électronique dans leur offre.
On remarque par exemple que les éditions de sciences humaines commencent à peine à s’y intéresser, alors que les éditions scientifiques et techniques ont été à l’avant-garde de ce type d’offre.

Etant donné la diversité des pratiques et la relative nouveauté du phénomène, le groupe de travail n’a pas souhaité émettre de recommandations. Le but fut d’avantage de faire un état des lieux des abonnements électroniques, afin de réfléchir aux avantages et inconvénients qu’ils représentent pour les différents acteurs et de tenter d’établir une typologie des solutions existantes en terme d’offres et de tarifications, en terme technique et également en ce qui concerne le problème des archives.

ABONNEMENTS ELECTRONIQUES : QUELLES CONSEQUENCES POUR LES DIFFERENTS ACTEURS

Avant même de s’interroger sur les tendances et les pratiques de gestion des abonnements électroniques, le groupe de travail a réfléchi aux avantages mais également aux inconvénients de ce type d’abonnement, pour les différents acteurs impliqués.

Bien que l’abonnement électronique ne semble pas devoir se substituer, pour le moment, aux abonnements papier, il apporte divers avantages pour ceux qui en font le choix :

- pour les abonnés :
Selon les droits acquis, l’abonnement peut être étendu à un grand nombre de lecteurs, ce qui en facilite la gestion. Il peut également être plus facilement intégré à un système de gestion documentaire. Le contenu est mis à jour en temps réel, les abonnements papier sont diminués et le risque de voir certains numéros se perdre est aussi réduit ;

- pour les éditeurs :
L’abonnement électronique peut être un bon moyen de valoriser son contenu, d’offrir des solutions personnalisées en fonction du type d’utilisateur, mais aussi de disposer de plus d’informations sur ses lecteurs ;

- quant aux agences d’abonnement, elles ont surtout dû s’adapter à ces modifications et aux choix de leurs partenaires.
Les abonnements électroniques constituent pour elles aussi un apport d’informations sur leur clientèle.

Par ailleurs, elles ont pu constater une baisse du nombre de réclamations pour les abonnements électroniques mis en place.

UNE OFFRE PROTEIFORME ET FLUCTUANTE

La première intervention, présentée par Messieurs Conquet – directeur de l’agence Prenax – et Rebex, directeur de la Lettre des Achats, a eu pour but d’établir un état des lieux des différents modes d’accès au contenu des revues disponibles en ligne.

Actuellement la tâche n’est pas facile, car chaque éditeur choisit la solution la mieux adaptée à ses revues, à son lectorat et à sa politique marketing.

On peut cependant distinguer trois types d’accès au contenu :

- le pay per view : l’accès aux articles se fait par l’achat d’articles à l’unité. En général, cette solution est proposée en sus d’un abonnement classique.
Pour les lecteurs, cette solution peut s’avérer intéressante en alternative d’un abonnement, lorsque le besoin d’accéder aux articles d’une publication n’est que ponctuel ;

- le libre accès (ou open access) : dans ce cas, le lecteur accède gratuitement au contenu des articles.
Ce principe est adopté principalement dans le domaine scientifique et technique. Ici, c’est l’auteur ou son institution qui finance ce mode de diffusion. Grâce à cela, le chercheur peut faire connaître plus largement ses recherches et s’assurer une plus grande indépendance vis à vis des publications scientifiques traditionnelles ;

- l’abonnement : l’abonnement électronique se fait par le biais d’un accès sécurisé au contenu en ligne. Plusieurs solutions peuvent être offertes. Ainsi, il peut être inclus dans l’abonnement papier ; il peut aussi être couplé au papier (on paye alors un supplément pour accéder au contenu en ligne) ou enfin faire l’objet d’un abonnement totalement indépendant de la version papier.

Au-delà de la forme que peut prendre l’abonnement, la  tarification est aussi sujet à de nombreuses variations.

Elle est établie sur la base de divers critères comme le type et la taille de l’institution qui s’abonne, le nombre de salariés et/ou le nombre d’accès simultanés souhaités.

Le tarif peut également être fixé selon les usages, en fonction de l’utilisation, grâce à des outils de mesure statistiques.

Enfin, la forme contractuelle des abonnements électroniques est également très différente et beaucoup plus complexe que dans le cas des abonnements papier classiques. En effet, dans le cadre de l’abonnement électronique, le contrat doit clairement définir plusieurs éléments concernant les utilisateurs autorisés à y accéder, les particularités du mode d’accès et surtout les conditions de l’accès aux archives après la fin de l’abonnement.

Etant donné la complexité et les enjeux liés à ce type de contrat, les intervenants ont recom-mandé de faire appel aux services informatique et juridique de l’entreprise ou de confier leur gestion à une agence d’abonnement.

Par la suite, Joël Tarin (Bibliothèque de la Sorbonne), Caroline Lopez (BnF) et Philippe Pell (Sprinker) ont exposé le cas des consortia.

Ce phénomène s’est en effet particulièrement développé au cours des dernières années. Les consortia sont des groupes de bibliothèques qui se sont associées pour négocier et acheter de la documentation papier comme électronique.
Avant même de constituer ces groupes, une étape d’enquête d’intérêt est nécessaire afin d’évaluer la similitude des besoins.
Bien que ces groupes permettent aux bibliothèques de réaliser des économies substantielles, les consortia posent quelques problèmes, notamment en terme d’uniformisation de l’offre, laissant de côté les petits éditeurs.

DES ASPECTS TECHNIQUES COMPLEXES

Les caractéristiques techniques de l’accès aux revues électroniques sont tout aussi diverses et complexes. Séverine Masse (Swets) et Sophie Petitjean (Inist – CNRS) ont exposé durant cette demi-journée les différentes solutions existantes.

On distingue aujourd’hui trois principaux types de sites permettant l’accès au contenu de revues : le site de l’éditeur, les agrégateurs et les portails d’agences d’abonnement.

Techniquement, l’accès au contenu peut se faire de différentes façons :

- par login et mot de passe : ce mode d’accès n’est toutefois pas adapté aux structures comme les bibliothèques. Il comprend également un risque de diffusion du mot de passe à des personnes non-autorisées ;

- par adresse IP : cette solution est particulièrement intéressante pour les demandes multi-sites ou multi-utilisateurs, mais l’intégration de plusieurs adresses IP peut entraîner des difficultés techniques pour l’éditeur ;

- les accès simultanés, lorsque plusieurs utilisateurs différents ont besoin d’accéder en même temps à la revue. Il faut dans ce cas prévoir une déconnexion automatique pour libérer les accès ;

- les accès distants, en forte augmentation du fait du nomadisme actuel.
Les accès peuvent se faire soit par réseau privé virtuel VPN, soit par ligne spécialisée par Internet.

L’abonnement électronique présente également l’avantage d’offrir des outils de statistique sur les usages des abonnés.

Des systèmes de mesure statistiques peuvent être mis en place localement par l’entreprise, afin de permettre aux gestionnaires de l’information de mieux évaluer les besoins et les habitudes des usagers.

Ils peuvent également être adoptés par les éditeurs, qui pourront établir ainsi un profil des abonnés en fonction de leur consommation (nombre de connexions et fréquence, type de requêtes…).

LE NOUVEAU STATUT DES ARCHIVES

L’apparition des abonnements électroniques a très rapidement suscité de nombreuses préoccupations concernant l’accès aux archives. Dans le cadre d’un abonnement papier en effet, les archives sont automatiquement conservées par le client lorsqu’il met fin à son abonnement.

Il reste parfaitement indépendant de l’éditeur pour ce qui est de la conservation et de l’accès aux archives des revues auxquelles il est ou a été abonné.

Mais ceci n’est plus aussi évident dans le cas des abonnements électroniques.

Gilles Cahn, directeur de la publication médicale John Libbey Eurotext, s’est attaché a présenter les enjeux et attentes des abonnés sur ce point.

Plusieurs questions se posent et doivent être clairement définies au sein même du contrat :
- l’accès aux archives est-il garanti de façon pérenne ?
- l’accès aux archives électroniques représente-t-il un coût supplémentaire ?
- sous quel format les archives peuvent-elles être conservées par l’abonné ?
- quelles sont les modalités d’accès et de recherche au sein des archives ?

Les éditeurs ont pour leur part tout de suite compris l’enjeu stratégique et commercial que l’accès aux archives représente.

Cependant, l’archivage électronique de données implique des coûts supplémentaires (numérisation spécifique, maintenance des plates-formes) non négligeables.

Actuellement, plusieurs modèles économiques coexistent, dont les plus courants son les deux suivants :
- l’accès aux archives est valable le temps de l’abonnement. Il peut s’agir d’un accès à l’ensemble des archives ou à un nombre d’années précis ;
- l’accès aux archives pour les années souscrites est garanti de façon perpétuelle, même après cessation de l’abonnement. Dans ce cas, l’éditeur envoie les contenus souscrits sur support électronique ou propose pour ce contenu précis un accès à sa plate-forme, éventuellement avec un coût spécifique.

Quoiqu’il en soit, il est recommandé aux éditeurs d’être particulièrement transparent sur la mise à disposition des archives et de bien réfléchir au format offert, afin qu’il réponde au mieux au problématique de conservation des organismes.

En définitive, il apparaît que l’offre comme les caractéristiques techniques des abonnements électroniques sont multiples, variées et sans doute encore susceptibles d’évoluer.

De ce fait, leur gestion en est rendue plus complexe.

Cependant, les avantages qu’ils représentent en terme de facilité d’accès à l’information justifient que de nombreux acteurs s’y intéressent.