La définition du portail documentaire est souvent entourée d’un certain flou, flou conceptuel ou flou commercial. C’est ainsi que certains produits ou développements sont baptisés portails, alors qu’il ne s’agit que de simples systèmes d’information partagée. On a parfois l’impression qu’il y a autant de portails que d’applications réalisées : il est difficile de trouver une définition très précise du concept.
   
Or, à l’heure où ce terme est devenu courant et partie intégrante du vocabulaire du monde de l’information, le documentaliste ne peut manquer de s’interroger sur sa définition et sur son utilité dans sa propre problématique documentaire. Nous pouvons tenter une première définition qui est la gestion de contenus hétérogènes à destination d’utilisateurs nombreux et répartis en différentes catégories, ayant chacune leur propre profil (problématique, expertise, disponibilité….).
   
Nous allons essayer dans cet article de voir comment  cette définition peut se concrétiser dans une entreprise industrielle.
   

LA DEMARCHE DU PORTAIL DOCUMENTAIRE

   
Une première démarche peut consister à intégrer les ressources du centre de documentation dans le portail “global” de l’entreprise.
   
Le centre de documentation devient un éditeur de contenu au même titre que d’autres sur ce site. Il intervient dans la fourniture d’informations d’utilité générale, qui sont parfois éloignées des sujets qu’il traite pour ses propres clients. Cette prestation lui permet de faire connaître son existence, “d’attirer” les utilisateurs, qui iront ensuite — par l’intranet ou directement auprès du centre — consulter les archives ou bases de données documentaires.
   
Le mérite de cette démarche est d’accroître significativement la visibilité de la fonction et du service documentaires, de les promouvoir et de valoriser le travail quotidiennement accompli, parfois trop peu exploité.
   
Une autre approche peut consister à utiliser le portail comme un outil de gestion documentaire nouvelle, qui s’appuie sur la volonté de gérer autrement la relation documentaire avec des clients devenus plus nombreux. L’accroissement du nombre de clients internes souhaitant accéder directement aux bases de données documentaires, phénomène que rencontrent beaucoup de services d’information, a conduit depuis plusieurs années à migrer les outils antérieurement développés vers des solutions intranet.
   
C’est ainsi que l’on est passé de bases documentaires réservées exclusivement aux documentalistes — exploitées sur des systèmes propriétaires et, dans le meilleur des cas, client-serveur —, à des bases de technologie ouverte, utilisant le Web (intranet généralement).
   
Ces bases ont été dotées de moteurs de recherche performants et puissants, avec la contrainte d’offrir des interfaces conviviales intégrant la dimension end-user.
   
Le portail s’inscrit dans la continuité de cette ouverture à un nombre toujours plus grand de clients, à qui on transmet de plus en plus d’informations.
   
Cette évolution n’est cependant pas suffisante pour décider d’implanter un portail. Pour nous, le portail est associé à l’idée de gestion d’unités hétérogènes. Car un portail permet de gérer des pluralités : pluralité de contenus, pluralité de communautés d’utilisateurs, pluralité de fonctionnements documentaires…
   

LES CONTENUS ET LES COMMUNAUTES

   
La fédération de contenus variés pour des utilisateurs différents est certainement le point d’ancrage du portail, qui devient pour le service d’information le moyen d’intégrer un aspect multi-clients dans la gestion et la diffusion de l’information.
   
Les clients du portail alimenté par le service d’information peuvent assez facilement être regroupés en communautés d’appartenance (services, divisions…) ou virtuelles, suivant un fil transversal à l’entreprise, comme par exemple le profil managérial ou certains profils d’intérêt.
   
Les contenus mis à disposition couvrent la gamme d’origine la plus large  possible et on n’hésitera pas à faire preuve d’imagination.
   
Les contenus peuvent être d’origine interne : rapports, comptes-rendus de réunions, de visites d’usines, de conférences… Le site peut également héberger les pages Web de tel ou tel service de l’entreprise et ainsi intégrer la publication de données propres et très originales, quand ce n’est pas le partage d’analyses internes sur les marchés, etc.
   
L’offre de contenus externes est actuellement très variée : la quasi totalité des serveurs offrent leurs flux sous des formes intégrables (xml, html), moyennant quelques développements, dans les applications intranet.
Il ne faut pas oublier de prendre en compte la question du copyright, qui peut générer des coûts non négligeables et pourrait entraîner à terme, si ces coûts s’avèrent trop élevés, la mise à l’écart de certaines sources aux prétentions exorbitantes.
   
Le contenu fourni pourra alors être strictement dimensionné selon les besoins de ces communautés, qui doivent faire, sous la conduite du service d’information, la description de leurs centres d’intérêt. Un exercice long mais très utile, tant pour la sélection de l’information délivrée que pour la catégorisation de cette information, suivant des rubriques explicites pour l’ensemble de la communauté.
   
Ces catégories peuvent être de nature différente : plus ou moins concrètes ou abstraites et plus ou moins faciles à définir : concurrent x, marché y, législation concernant les investissements dans un pays z, technologies liées à la fabrication du produit p, etc.
   
On pourra également exploiter la notion de différenciation intrinsèque du portail, non pas en termes de contenu, mais de vues diverses sur un même contenu.
   
Une même information pouvant être catégorisée diversement selon des syntaxes définies dans l’outil de catégorisation, la présentation de l’information pourra être finement adaptée aux diverses communautés de clients.
   
Le portail inclut généralement un certain nombre d’outils pour les concepteurs et pour les utilisateurs : outil de catégorisation pour les premiers, outil de navigation et de recherche pour les autres.
   
En particulier, les outils de recherche et de navigation dans les rubriques proposées par le portail permettent  un déplacement aisé pour l’utilisateur, dans l’espace qu’est le fonds documentaire mis à disposition, ainsi qu’un accès plus intuitif et plus pertinent en final aux données.
   
A cela s’ajoute l’outil de notification : la définition par l’utilisateur d’alertes sur les collections de données auxquelles il est abonné.
   
Chaque groupe utilisateur accèdera avec sa propre authentification à l’espace qui lui aura été réservé dans l’application, la gestion des droits de chacun sur les types de documents pouvant être effectuée au niveau applicatif par le documentaliste administrateur.
   
La personnalisation pour l’utilisateur de son interface d’accès aux données est un objectif  et un vaste chantier à mener par le service d’information, qui va ainsi aider son client à construire et paramétrer son premier vrai espace d’information et sa base d’action.
   

LE MODELE DU FONCTIONNEMENT DOCUMENTAIRE

   
Une autre dimension du portail est la multiplicité des modes de relation qui peuvent être mis en pratique, entre le service d’information et ses clients.
   
Ces modes, bien sûr dérivés des relations préexistantes à l’informatisation de la prestation documentaire, peuvent se décliner autour de deux axes : l’action de l’utilisateur sur le fonds documentaire dont il dispose via le portail et le positionnement du service d’information en terme de valeur ajoutée de sa prestation.
   
L’action de l’utilisateur sur l’information est quelque chose d’assez récent dans la pratique et le portail est certainement l’un des endroits où l’utilisateur va pouvoir commencer à agir, avec un rôle qui devrait aller en grandissant.
   
L’autonomie acquise sur l’espace documentaire qu’il s’est approprié — d’autant plus facilement que cet espace a été conçu pour lui et sa communauté de travail — va lui permettre d’accepter plus facilement d’exercer un certain nombre d’actes documentaires, comme la qualification de l’information engrangée, action où s’exerce et se capitalise son expertise.
   
L’utilisateur sera invité également à statuer sur le stockage ou la destruction des documents, à faire un apport direct de ses propres documents, très souvent produits en interne. Toutes ces actions seront effectuées bien sûr en interaction avec les membres de sa communauté, cogestionnaire du fonds documentaire dédié.
   
Un spécialiste d’une technologie pourra par exemple mettre en perspective un article ou une conférence ayant trait à cette technologie. Plus généralement, les spécialistes peuvent aider le service d’information — et, par conséquent, l’ensemble des communautés —, aussi bien à repérer les informations vraiment impor-tantes que les vieilles idées qui réapparaissent de façon plus ou moins déguisée.
   
Le rôle de l’expert devient donc capital dans la masse d’informations à trier et acquiert une dimension supplémentaire en aidant l’information à entrer dans l’entreprise.
   
Face à cette autonomie nouvelle, plus ou moins affirmée de l’utilisateur, les documentalistes devront se positionner de façon différente en termes de valeur ajoutée de la prestation d’information.
   
Le documentaliste va,  à travers le portail, solliciter plus ou moins ses clients à participer à des produits documentaires (production collaborative de revues de presse par exemple).
   
Il va également laisser à ses utilisateurs une liberté plus ou moins développée en matière de gestion de certaines parties du portail. Certains utilisateurs iront même jusqu’à demander la publication sur le site de leurs propres pages d’information.
   

DES ESPACES DOCUMENTAIRES

   
Outil de transmission organisée de l’information, le portail devient un espace ou plutôt des espaces de travail documentaires que chacun, service d’information ou clients, utilise et place au cœur de son activité.
   
Ces espaces communs ou coexistants devront être administrés globalement par le service d’information, avec toute la complexité fonctionnelle engendrée par la multiplicité des contenus et la richesse des modèles de fonctionnement documentaire pratiqué. Nous sommes loin ici du schéma classique de la consultation d’une base documentaire.
   
Il pourra même arriver que l’utilisateur, de plus en plus confonté lui-même à des volumes d’information difficiles à maîtriser, sollicite le service d’information pour l’aider à gérer son fonds documentaire. La gestion de ce fonds sur le portail est une réponse du documentaliste.
  

L'ENTREPRISE ET LE PORTAIL

   
Une communication élargie et beaucoup plus souple de l’information peut amener l’idée d’un meilleur partage au niveau de l’entreprise et donc une meilleure intégration de l’information en son sein.
   
Cela se heurte encore à certains obstacles. On constate souvent la subsistance de réflexes propriétaires de l’information au sein des différentes communautés – peut-être en partie liée au renforcement du sentiment d’appartenance à un groupe ? Ces communautés, si elles “assimilent” et valorisent collectivement mieux l’information, montrent des réticences assez fortes à la communication générale dans l’entreprise, hors de leurs strictes frontières.
   
Reste donc, tout en s’efforçant de donner un peu de fluidité à l’ensemble, à se réjouir que le service d’information ressorte de l’expérience plus riche des développements réalisés avec chaque communauté, et dispose, pour sa part, de l’ensemble de l’information et des retours des utilisateurs sur ces informations.
   
Le portail peut être un nouvel atout du documentaliste, qui a l’opportunité de “se” construire un outil unique, qui va se substituer à l’ensemble des systèmes, parfois nombreux, de gestion documentaire.
   
On ne pense pas ici seulement aux grandes sociétés, dont c’est souvent l’apanage, mais aussi à des structures plus petites où, à l’examen, plusieurs types de systèmes cohabitent : classements papier, bases de données en réseau ou non. Cet outil peut donc lui donner, en termes de recherche, une puissance considérable.
   
Nous retenons de notre propre expérience que la construction d’un portail demande un investissement très important pour la conception et le développement spécifiques, ainsi qu’une réflexion avancée sur la gestion documentaire.
   
Peut-on penser que les outils  logiciels généralistes, souvent choisis pour des questions de familiarité et  de coût par les équipes informatiques, sont suffisants, compte tenu que la spécificité du portail est déterminée justement par cet investissement en termes de conception intellectuelle ?
   
Il nous semble que les produits logiciels dénommés “portails” offrent quelques briques spécifiques importantes, constitutives de la logique de portail (gestion des utilisateurs, des relations, outils de personnalisation…).
   
Mais ils sont loin de tout faire…
   
Et la mise en œuvre d’un portail documentaire fait appel par dessus tout à l’expertise du documentaliste.